Lorsqu’il s’agit d’obtenir le remboursement de vos dépenses professionnelles, la préparation et la soumission d’un rapport de dépenses approprié constituent la première étape du processus. Cet article vous fournit tous les éléments dont vous avez besoin pour savoir comment bien remplir des notes de frais, avec un exemple et un modèle de rapport de dépenses à télécharger. Nous finissons l’article aussi par nos recommandations pour digitaliser et fluidifier ce processus. Voyons donc ensemble :
- Qu’est-ce qu’une note de frais ?
- Qu’est-ce qu’un rapport de dépenses (avec modèle) ?
- Nos conseils pour bien remplir ses notes de frais (avec exemple)
- Comment digitaliser le processus de gestion des notes de frais
1. Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document établi par un salarié afin d’être remboursé des frais professionnels avancés pour le compte de son employeur.
L’employeur est légalement tenu de rembourser ces frais pour le salarié dans leur intégralité et à temps.
Le type de dépenses professionnelles remboursables par l’employeur sont généralement les frais de déplacement, de logement ou de repas. Toutefois, selon la nature de l’activité de l’entreprise et le contexte de la mission, il se peut que le salarié avance d’autres types de dépenses pour le compte de l’entreprise qui doivent être remboursés.
Selon les procédures de l’entreprise, les demandes de remboursement peuvent se faire sur un rythme régulier (une fois par mois par exemple, en même temps que le virement du salaire) ou au fur et à mesure des dépenses engagées.
2. Qu’est-ce qu’un rapport de dépenses ?
En tant que salarié, quand vous avancez des dépenses pour le compte de l’entreprise, vous devez récapituler ces dépenses à votre employeur pour vous faire rembourser. Ce document est ce qu’on appelle le rapport de dépenses.
Le rapport de dépenses professionnelles est donc un tableau récapitulatif de vos dépenses engagées sur une période donnée (généralement un mois) pour le compte de votre employeur. Ce document, accompagné des justificatifs des dépenses (les factures relatives à vos dépenses), est la base sur laquelle le service comptable de votre employeur va déclencher le remboursement de ces dépenses.
D’habitude, le service comptable ou financier va vous soumettre un modèle sous forme de tableau (type tableau Excel) pour y renseigner toutes vos dépenses mais si ce n’est pas le cas, nous vous conseillons de le faire vous-même ou de vous appuyer sur ce modèle téléchargeable ci-dessous. Cela vous facilitera la tâche et vous évitera tout oubli ou erreur de calcul.
Télécharger le modèle de rapport de dépenses (avec indemnités kilométriques)
Télécharger le modèle de rapport de dépenses (sans indemnités kilométriques)
3. Nos conseils pour bien remplir ses notes de frais (avec exemple)
Une note de frais bien remplie doit obligatoirement mentionner certains éléments et être accompagnée du justificatif de paiement, à savoir la facture reçue lors du paiement.
Voilà ce que vous devez inclure dans vos notes de frais, dans le cadre du rapport de dépenses :
– Date de la dépense – Description de la dépense – Montant de la dépense – Identité et coordonnées du salarié ayant effectué la dépense – Identité et coordonnées du fournisseurs ayant reçu le paiement S’il y a bien-sûr plusieurs dépenses, il faut récapituler la somme de toutes les dépenses à la fin du document, le dater et le signer avant de le transmettre à la comptabilité accompagné des factures justificatives.
Basé sur le modèle partagé ci-dessus, voilà à quoi doit ressembler votre rapport de dépenses bien rempli :
4. Comment digitaliser le processus de gestion des notes de frais
Il existe un bon nombre d’outils qui peuvent aider l’entreprise à digitaliser et faciliter le processus de gestion des notes de frais.
A l’étranger (Europe et Etats-Unis notamment), vous avez le choix entre plusieurs solutions comme Mooncard ou Spendesk. Ce sont des outils développés pour aider les entreprises à mieux optimiser les dépenses des collaborateurs avec des cartes de paiements professionnelles / cartes bancaires virtuelles destinées à l’activité professionnelle.
Ces solutions permettent non seulement d’éviter aux salariés d’avancer les frais de leurs propres comptes personnels mais aussi de faciliter le suivi et le récapitulatif des dépenses pour l’équipe comptable et financière à travers des tableaux de bords automatisés.
Au Maroc, il n’y a clairement pas autant de choix. Certains CRMs et ERPs proposent cela comme fonction supplémentaire reliée aux comptes utilisateurs des employés, mais ces solutions souvent surdimensionnées s’avèrent coûteuses pour l’entreprise et pas forcément destinées à cela.
C’est pour cela que nous avons développé Naps Pro au Maroc, qui est une solution spécialisée dans cette tâche.
Pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion des dépenses professionnelles des employés, nous proposons des cartes professionnelles reliées à une application mobile et une interface de gestion pour les managers. La transmission des justificatifs de paiement se fait par une photo de la facture qui est instantanément numérisée, liée à la dépense et transmise aux managers. A n’importe quel moment, l’équipe managériale peut exporter les dépenses de l’interface, automatiquement classées et récapitulées.
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En fin de compte, le processus de gestion des notes de frais n’est pas compliqué quand on est méthodique et doté des bons outils. Que ce soit pour l’employeur ou le salarié, cela n’a pas à être une tâche chronophage, frustrante et sujette à l’erreur. Notre meilleure recommandation est bien-sûr de digitaliser le processus et de s’équiper d’un bon outil numérique de gestion. Cela reste le meilleur moyen en termes de visibilité sur les dépenses, d’organisation et de rapidité de traitement.
