Comment bien remplir des notes de frais : exemple et modèle
Lorsqu'il s'agit d'obtenir le remboursement de vos dépenses professionnelles, la préparation et la soumission d'un rapport de dépenses approprié constituent la première étape du processus. Cet article vous fournit tous les éléments dont vous avez besoin pour savoir comment bien remplir des notes de frais, avec un exemple et un modèle de rapport de dépenses à télécharger. Nous finissons l’article aussi par nos recommandations pour digitaliser et fluidifier ce processus. Voyons donc ensemble :
Nos conseils pour bien remplir ses notes de frais (avec exemple)
Comment digitaliser le processus de gestion des notes de frais
1. Qu'est-ce qu'une note de frais ?
Une note de frais est un document établi par un salarié afin d'être remboursé des frais professionnels avancés pour le compte de son employeur.
L'employeur est légalement tenu de rembourser ces frais pour le salarié dans leur intégralité et à temps.
Le type de dépenses professionnelles remboursables par l’employeur sont généralement les frais de déplacement, de logement ou de repas. Toutefois, selon la nature de l’activité de l’entreprise et le contexte de la mission, il se peut que le salarié avance d’autres types de dépenses pour le compte de l’entreprise qui doivent être remboursés.
Selon les procédures de l’entreprise, les demandes de remboursement peuvent se faire sur un rythme régulier (une fois par mois par exemple, en même temps que le virement du salaire) ou au fur et à mesure des dépenses engagées.
2. Qu'est-ce qu'un rapport de dépenses ?
En tant que salarié, quand vous avancez des dépenses pour le compte de l’entreprise, vous devez récapituler ces dépenses à votre employeur pour vous faire rembourser. Ce document est ce qu’on appelle le rapport de dépenses.
Le rapport de dépenses professionnelles est donc un tableau récapitulatif de vos dépenses engagées sur une période donnée (généralement un mois) pour le compte de votre employeur. Ce document, accompagné des justificatifs des dépenses (les factures relatives à vos dépenses), est la base sur laquelle le service comptable de votre employeur va déclencher le remboursement de ces dépenses.
D’habitude, le service comptable ou financier va vous soumettre un modèle sous forme de tableau (type tableau Excel) pour y renseigner toutes vos dépenses mais si ce n’est pas le cas, nous vous conseillons de le faire vous-même ou de vous appuyer sur ce modèle téléchargeable ci-dessous. Cela vous facilitera la tâche et vous évitera tout oubli ou erreur de calcul.
Télécharger le modèle de rapport de dépenses (avec indemnités kilométriques)
Télécharger le modèle de rapport de dépenses (sans indemnités kilométriques)
3. Nos conseils pour bien remplir ses notes de frais (avec exemple)
Une note de frais bien remplie doit obligatoirement mentionner certains éléments et être accompagnée du justificatif de paiement, à savoir la facture reçue lors du paiement.
Voilà ce que vous devez inclure dans vos notes de frais, dans le cadre du rapport de dépenses :
- Date de la dépense - Description de la dépense - Montant de la dépense - Identité et coordonnées du salarié ayant effectué la dépense - Identité et coordonnées du fournisseurs ayant reçu le paiement S’il y a bien-sûr plusieurs dépenses, il faut récapituler la somme de toutes les dépenses à la fin du document, le dater et le signer avant de le transmettre à la comptabilité accompagné des factures justificatives.
Basé sur le modèle partagé ci-dessus, voilà à quoi doit ressembler votre rapport de dépenses bien rempli :
4. Comment digitaliser le processus de gestion des notes de frais
Il existe un bon nombre d’outils qui peuvent aider l’entreprise à digitaliser et faciliter le processus de gestion des notes de frais.
A l’étranger (Europe et Etats-Unis notamment), vous avez le choix entre plusieurs solutions comme Mooncard ou Spendesk. Ce sont des outils développés pour aider les entreprises à mieux optimiser les dépenses des collaborateurs avec des cartes de paiements professionnelles / cartes bancaires virtuelles destinées à l’activité professionnelle.
Ces solutions permettent non seulement d’éviter aux salariés d’avancer les frais de leurs propres comptes personnels mais aussi de faciliter le suivi et le récapitulatif des dépenses pour l’équipe comptable et financière à travers des tableaux de bords automatisés.
Au Maroc, il n’y a clairement pas autant de choix. Certains CRMs et ERPs proposent cela comme fonction supplémentaire reliée aux comptes utilisateurs des employés, mais ces solutions souvent surdimensionnées s’avèrent coûteuses pour l’entreprise et pas forcément destinées à cela.
C’est pour cela que nous avons développé Naps Pro au Maroc, qui est une solution spécialisée dans cette tâche.
Pour les entreprises qui souhaitent optimiser la gestion des dépenses professionnelles des employés, nous proposons des cartes professionnelles reliées à une application mobile et une interface de gestion pour les managers. La transmission des justificatifs de paiement se fait par une photo de la facture qui est instantanément numérisée, liée à la dépense et transmise aux managers. A n’importe quel moment, l’équipe managériale peut exporter les dépenses de l’interface, automatiquement classées et récapitulées.
Vidéo de présentation Naps Pro
Demander un RdV pour découvrir Naps Pro
En fin de compte, le processus de gestion des notes de frais n’est pas compliqué quand on est méthodique et doté des bons outils. Que ce soit pour l’employeur ou le salarié, cela n’a pas à être une tâche chronophage, frustrante et sujette à l’erreur. Notre meilleure recommandation est bien-sûr de digitaliser le processus et de s'équiper d’un bon outil numérique de gestion. Cela reste le meilleur moyen en termes de visibilité sur les dépenses, d’organisation et de rapidité de traitement.
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Une alliance stratégique pour la digitalisation au sein de l'entreprise
Nous avons le plaisir chez Naps d'annoncer notre partenariat avec Up Maroc, filiale marocaine du groupe Up, expert en solutions de gestion et de bénéfices sociaux pour les entreprises.
Cette association stratégique vise à proposer des solutions de paiement digitalisées innovantes aux entreprises et aux consommateurs marocains.
Notre expertise dans le domaine des paiements électroniques permettra à Up Maroc de digitaliser ses offres de Chèques Déjeuner et Chèques Cadhoc, renforçant ainsi ses activités sur le territoire marocain.
De plus, ce partenariat ouvre la possibilité pour Up Maroc de gérer d'autres types de primes, telles que la prime de Panier ou autre, sur un support digitalisé tout en garantissant l'utilisation des droits et des montants chargés sur les comptes d’un réseau de commerçants dédiés.
Un engagement environnemental et sécuritaire
Avec ce nouveau partenariat, Up Maroc pourra proposer à ses affiliés des solutions technologiques non bancaires grâce à nos instruments de paiement digitalisés.
Cette démarche traduit notre volonté commune de réduire l'usage du papier pour les transactions, reflétant un engagement fort en faveur de l'environnement.
Ricardo Sousa, Directeur Général de Up Maroc, s'est exprimé avec enthousiasme : "Nous sommes ravis de nous associer à Naps pour offrir des solutions de paiement digitalisées au Maroc. Cette collaboration nous permettra d'étendre notre offre de produits dématérialisés tout en offrant une solution de paiement sécurisée à nos clients."
Vision partagée d'un Maroc sans cash
Chez Naps, nous avons pour vision un Maroc sans cash.
"Nous sommes heureux de travailler avec Up Maroc, avec qui nous partageons la passion du digital", a déclaré M. Hassan Ghellab, Directeur Général de Naps. "Ce partenariat illustre notre engagement à accompagner la transformation digitale des entreprises marocaines et à offrir des moyens de paiement innovants à leurs collaborateurs."
Grâce à cette alliance, nous renforçons notre volonté de rendre les moyens de paiement électronique accessibles et utiles pour tous.
Ensemble, nous continuons à offrir les dernières technologies pour une expérience de paiement innovante et totalement sécurisée.
Imaginez un Maroc où les solutions de paiement électroniques sont accessibles à tous, partout. C'est exactement ce que NAPS s'efforce de réaliser. Avec notre récent partenariat avec Mastercard, nous sommes sur le point de franchir une étape majeure dans cette direction.
Découvrez dans ce communiqué comment ce partenariat va transformer le paysage des paiements au Maroc.
Un partenariat à long terme avec Mastercard
NAPS, établissement de paiement agréé par Bank-Al-Maghrib et acteur marocain majeur des services de paiement électronique sécurisé, a signé ce 1er Juin 2023 un partenariat à long terme avec Mastercard. Ce partenariat vise à développer des solutions de paiement innovantes pour les particuliers et les entreprises, consolidant ainsi la forte relation historique entre les deux partenaires.
Une culture de l’innovation depuis plus de 30 ans
NAPS, filiale de M2M Group, bénéficie de l'expertise de plus de 30 ans de la maison mère dans l’édition de logiciels de paiements électroniques et de solution de gestion des transactions électroniques sécurisées. Grâce à ce nouveau partenariat, NAPS bénéficiera de l'expertise de Mastercard, de son réseau global, et de son large portefeuille de produits et services sécurisés.
Des dirigeants engagés
Mohamed Benomar, Directeur Général, MENA West, chez Mastercard, a déclaré : « Chez Mastercard, nous nous engageons à soutenir un réseau mondial d'innovateurs dans le but de construire une économie digitale plus accessible et plus durable. Nous sommes ravis de partager notre expertise technologique avec NAPS afin de poursuivre notre objectif commun de faire progresser la croissance inclusive ».
Hassan Ghellab, PDG de NAPS, a ajouté : « Le partenariat avec Mastercard renforcera notre position en tant que fintech leader sur le marché et soutiendra la culture de l'innovation qui est au cœur de tout ce que nous faisons. En accélérant le développement des solutions de paiement digital au Maroc, cela contribuera également à consolider le statut de notre pays en tant que premier hub fintech dans le monde arabe ».
Le futur du paiement est prometteur au Maroc
NAPS et Mastercard ont pour objectif de créer de nouveaux écosystèmes de services digitaux au Maroc (Smart City, Education…) pour libérer le plein potentiel des paiements électroniques et fournir aux utilisateurs une expérience optimisée grâce à des services innovants. Ces écosystèmes numériques permettront de développer des applications à forte valeur ajoutée et d'explorer de nouvelles opportunités de services, contribuant ainsi à l'innovation et à la transformation digitale du secteur.
Pour conclure
Le partenariat entre NAPS et Mastercard, soutenu par l'expertise du M2M Group, est une étape majeure dans la réalisation de notre vision d'un Maroc où les moyens de paiement électroniques sont accessibles partout et pour tous. Le Maroc, étant le troisième plus grand hub de fintech parmi les 22 pays de la Ligue arabe*, est prêt pour une transformation majeure dans le domaine des paiements électroniques. Nous sommes impatients de voir comment cette collaboration va transformer le paysage des paiements au Maroc et au-delà.
Les terminaux de paiement électroniques sont l'un des outils les plus efficaces que vous pouvez mettre en place pour augmenter la vitesse et l'efficacité de vos encaissements. Le meilleur choix pour votre entreprise dépendra du secteur d’activité dans lequel vous êtes et, plus important encore, de vos besoins opérationnels. L'article vous montrera comment choisir le meilleur TPE pour votre entreprise au Maroc.
Sommaire
1. Définition du TPE (Terminal de Paiement Electronique)
Un terminal de de paiement électronique (également appelé TPE) est l’appareil dont disposent les commerçants pour accepter le paiement par carte bancaire. Les machines TPE sont capables d’interagir avec les cartes bancaires (avec ou sans contact), l'enregistrement des transactions et la connexion avec les serveurs des institutions financières.
2. Quel type de TPE prendre au Maroc ?
Le choix du terminal de paiement est déterminé par le type d'entreprise que vous gérez et les services que vous fournissez.
Vous devez commencer par vous poser certaines questions : Votre entreprise aura-t-elle besoin d'un seul terminal ? Le terminal sera-t-il réservé à une utilisation sur place ? Votre entreprise aura-t-elle beaucoup de cartes à traiter ? Voilà quelques pistes pour vous orienter.
Les types de connexion disponibles
Connexion 3G / 4G
L’appareil TPE peut être connecté directement à un réseau 3G / 4G avec une carte SIM active. Il faut donc prévoir un abonnement 3G / 4G accompagnant la machine.
Connexion via routeur internet (Wifi / Ethernet / Bluetooth)
Les TPE peuvent être connectées aux installations internet déjà mises en place par le commerçant. Cela peut être une connexion directe au routeur par WIFI, une connexion par câble Ethernet directement sur la ligne téléphonique ADSL ou même en partage de connexion de votre téléphone mobile en Bluetooth.
Prendre un TPE fixe ou mobile ?
Selon la nature de l’activité et la procédure d’encaissement chez le commerçant, il faut voir ce qui convient le mieux entre un TPE fixe ou mobile ou une combinaison des deux.
Quel TPE pour un restaurant ?
Pour un restaurant, il est généralement plus intéressant d’avoir des TPE mobiles afin de pouvoir approcher la machine des clients qui veulent régler. Dans certains cas, un mix de TPE, un premier fixe à la caisse et un deuxième mobile qui peut être déplacé aux tables. Ils peuvent être tous connectés au routeur du restaurant par WIFI par exemple.
Quel TPE pour des livreurs ?
Pour équiper vos livreurs de TPE, vous avez besoin de TPE mobiles, qui ont une bonne autonomie et une connexion via 3G/4G fiable et rapide.
Quel TPE pour une boutique ?
Pour une boutique dont le comptoir de paiement est fixe, un TPE fixe est pertinent, connecté directement au routeur internet de la boutique ou autonome dans sa connexion internet.
3. Le coût du TPE au Maroc
Pour un entrepreneur, le coût d’installation des TPE doit être bien-sûr étudié et il y a plusieurs facteurs à prendre en compte.
Le coût de l’installation et des commissions va varier selon votre secteur d’activité professionnelle, votre volume de transactions mensuelles et le nombre de machines que vous souhaitez installer. Il faut prévoir aussi des frais de maintenance selon la taille de votre projet.
La commission
Il faut noter que dans la commission, il y a les frais d’interchange et les frais de l’acquéreur
Les frais d’interchange
Ils sont fixés par le secteur bancaire et varient selon le secteur d’activité.
Tableau des frais d’interchange (HT) par secteur d’activité
Secteur d’activité | Cartes nationales | Cartes internationales |
organisation caritative et secteur publique | 0,00% | 1,40% |
associations social et civique | 1,20% | 1,40% |
écoles et universités | 0,55% | 1,40% |
stations services | 0,11% | 1,40% |
supermarché grandes surfaces épiceries | 0,55% | 1,40% |
restauration rapide fast food | 0,55% | 1,40% |
boulangeries, pâtisseries | 0,55% | 1,40% |
pressing et blanchisseries | 1,20% | 1,40% |
coiffure & cosmétique | 1,20% | 1,40% |
bijouteries, joailleries, horlogeries | 1,20% | 1,40% |
commerce de détail | 1,20% | 1,40% |
librairies papeteries copy centers, bureaux de tabacs | 0,55% | 1,40% |
parcs d'attraction ; cinémas ; théâtres et loisirs | 1,20% | 1,40% |
hôtels, restaurants et activités touristiques | 1,20% | 1,40% |
galeries et marchand d'art | 1,20% | 1,40% |
agences de voyages et tour operators | 1,20% | 1,40% |
transport divers | 0,55% | 1,40% |
hôpitaux, cliniques et laboratoires médicaux | 1,20% | 1,40% |
assurances | 0,55% | 1,40% |
immobilier et matériaux de construction | 1,20% | 1,40% |
droguerie, quincaillerie et bricolage domestique | 1,20% | 1,40% |
matériels, logiciels et services informatiques ou télécoms | 1,20% | 1,40% |
équipements ( électriques , sportifs, accessoires …) | 1,20% | 1,40% |
Les frais de l’acquéreur
Ils sont fixés par le prestataire qui vous fournit le service de paiement.
Chez Naps par exemple, la commission va dépendre de votre secteur d’activité et du volume de transactions mensuelles par terminal et le taux est dégressif plus le chiffre d’affaires est élevé.
Frais d’installation et de maintenance
Selon l’opérateur et l’équipement dont vous avez besoin, cela varie, ainsi que le niveau de qualité des prestations.
En moyenne, les prix des TPEs varient entre 3000dhs et 5000 dhs selon la technologie dont vous avez besoin. Les TPEs Naps sont pour information mis à disposition gratuitement dans nos contrats “Confort” à engagement 24 mois.
Si vous avez besoin d’assistance technique pour la mise en place, la connexion et la maintenance, il vaut mieux prévoir un service client à l’écoute et réactif.
Surtout si vous gérez plusieurs points de paiements équipés.
Abonnement TPE au prix fixe sans commission
Naps propose une offre unique pour l’équipement en TPE sur le marché marocain pour les petites entreprises.
Un forfait mensuel fixe, sans commission, dans la limite d’un plafond maximal de transactions de 20.000dhs (Forfait Go!) ou de 40.000dhs (Forfait Go! Plus).
Le Forfait Go! est à 239 Dhs H.T. / mois. et le Forfait Go! Plus à 429 Dhs H.T. / mois
4. Comment avoir son TPE ?
La procédure pour avoir un TPE est similaire à celle de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel. En effet, il faut avoir une entreprise active (avec ses justificatifs) pour pouvoir commencer à accepter le paiement par carte bancaire avec les TPE.
Est-ce qu’il faut avoir une entreprise pour avoir un TPE ?
Oui, absolument. Il faut avoir une entreprise enregistrée et que vous représentez en tant que gérant. Comme lors de l’ouverture d’un compte bancaire professionnel, le fournisseur du TPE doit faire un entretien avec vous et doit s’assurer de votre identité et de la conformité de l’entreprise.
Est-ce que je peux avoir un TPE en tant qu’auto-entrepreneur ?
Oui, un auto-entrepreneur a une structure légale et exerce une activité professionnelle libérale déclarée. Il est donc possible pour un auto-entrepreneur au Maroc d’avoir un TPE et d’accepter le paiement par carte bancaire.
Combien de temps pour l’installation d’un TPE ?
Le délai d’installation varie beaucoup selon les acteurs. Chez Naps, c’est un des sujets sur lesquels nous sommes les plus performants et nous arrivons à proposer une installation en 24h.
5. Quel est le meilleur choix de TPE au Maroc ?
Il serait difficile de vous dire que telle ou telle machine est le meilleur équipement TPE existant aujourd’hui sur le marché marocain. Il faut partir de vos besoins pour trouver l’installation adaptée pour vous. C’est la nature de votre activité, son volume et ses procédures opérationnelles qui déterminent le bon choix pour vous.
Si vous avez décidé qu’il faut vous équiper d’un terminal de paiement, notre équipe peut vous faire un diagnostic gratuit et vous orienter.
Notre ligne dédiée aux professionnels : 05 22 91 74 74 Du Lundi au Vendredi, de 9h00 à 18h00
